Kontrola skarbowa – jak się przygotować?

Kiedy urząd skarbowy może wszcząć kontrolę podatkową?

Urząd skarbowy decyduje o wszczęciu kontroli podatkowej na podstawie analizy ryzyka, nieprawidłowości w deklaracjach, sygnałów z systemów takich jak JPK lub STIR, czy też doniesień zewnętrznych. Przesłanką może być np. niezgodność w rozliczeniach VAT, opóźnienia w płatnościach podatku lub podejrzenie przestępstwa skarbowego.

O zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej podatnik otrzymuje zawiadomienie (formularz ZAW-K) – najczęściej z tygodniowym wyprzedzeniem, choć są wyjątki, gdy kontrola może być niezapowiedziana, np. w przypadku kontroli celno-skarbowej.

Po otrzymaniu zawiadomienia masz obowiązek:

• zapewnić dostęp do dokumentacji (w tym ksiąg podatkowych, faktur, umów), 
• umożliwić przeprowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie firmy lub innym wskazanym miejscu, 
• współpracować z kontrolującymi, odpowiadając na pytania i udostępniając wymagane dane.

Spokój zamiast paniki

Poznaj checklistę rzeczy, które musisz mieć pod ręką przed kontrolą.

Sprawdź, czy jesteś gotowy

Kontrola podatkowa a kontrola celno skarbowa – różnice i podobieństwa

Choć często używane zamiennie, kontrola podatkowa i kontrola celno-skarbowa to dwie różne procedury, przeprowadzane przez różne organy i na innych zasadach.

Kontrola podatkowa jest prowadzona przez naczelników urzędów skarbowych i dotyczy głównie sprawdzenia, czy podatnicy wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Jest to procedura mniej inwazyjna, zazwyczaj poprzedzona zawiadomieniem i ograniczona czasowo.

Z kolei kontrola celno-skarbowa jest przeprowadzana przez wyspecjalizowane urzędy celno-skarbowe w ramach Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Ma ona szerszy zakres i dotyczy nie tylko podatków, ale również prawa celnego, hazardowego, dewizowego oraz przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Co istotne, kontrola celno-skarbowa jest zazwyczaj prowadzona w sprawach poważniejszych naruszeń, gdy istnieje podejrzenie znacznych uszczupleń dla Skarbu Państwa.

Funkcjonariusze KAS podczas kontroli celno-skarbowej mają znacznie szersze uprawnienia niż kontrolerzy podczas standardowej kontroli podatkowej. Mogą oni m.in. żądać udostępnienia wszelkich dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, przeprowadzać oględziny, przesłuchiwać świadków, a nawet korzystać z instrumentów śledczych charakterystycznych dla organów ścigania.

Co ciekawe, w przypadku kontroli celno-skarbowej kontrolujący nie muszą wcześniej zawiadamiać podatnika o kontroli, co zwiększa element zaskoczenia i skuteczność wykrywania nieprawidłowości.

Jak przebiega postępowanie podatkowe po kontroli?

Zakończenie kontroli nie zawsze oznacza finał sprawy. Jeśli w jej wyniku zostaną stwierdzone nieprawidłowości, często kolejnym krokiem jest wszczęcie postępowania podatkowego. To właśnie w toku postępowania zapadają wiążące decyzje dotyczące Twoich zobowiązań podatkowych.

Jak to wygląda w praktyce? Po kontroli otrzymujesz protokół. Jeśli nie zgadzasz się z ustaleniami, masz prawo złożyć zastrzeżenia. Jeśli jednak organ podtrzyma swoje stanowisko i stwierdzi nieprawidłowości, wszczyna postępowanie podatkowe.

Całość kończy się wydaniem decyzji, która określa np. wysokość zaległości podatkowej. Ale spokojnie, to nie koniec świata! Od decyzji przysługuje Ci odwołanie do organu wyższej instancji, a w dalszej kolejności – skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Jak się przygotować do kontroli ze strony urzędu skarbowego?

„Przezorny zawsze ubezpieczony” – to powiedzenie idealnie pasuje do kontekstu kontroli. Zamiast czekać na list z urzędu skarbowego, działaj proaktywnie.

1. Upewnij się, że wszystkie faktury, umowy, ewidencje są kompletne, prawidłowo wystawione i przechowywane w uporządkowany sposób. Regularnie weryfikuj swoje księgi podatkowe.
2. Bieżące i rzetelne prowadzenie księgowości to Twój największy sojusznik. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, zastanów się nad współpracą z doświadczonym biurem rachunkowym.
3. Utrzymuj stały kontakt ze swoim księgowym. Informuj o wszystkich istotnych transakcjach i zmianach w firmie. To on często pierwszy zauważy potencjalne ryzyka.
4. Rozważ ustanowienie pełnomocnika (np. doradcy podatkowego lub radcy prawnego), który będzie Cię reprezentował przed organami.

Jakie dokumenty może zażądać urząd skarbowy? Praktycznie wszystkie, które mają związek z opodatkowaniem działalności gospodarczej: od faktur zakupu i sprzedaży, przez ewidencje VAT, księgi przychodów i rozchodów, umowy z kontrahentami, potwierdzenia zapłaty, aż po dokumentację kadrowo-płacową.

Działaj, zanim przyjdą

Przygotuj dokumenty, uporządkuj księgi – zrób to zanim urząd zapuka.

Zacznij przygotowania

Najczęstsze błędy podatników podczas kontroli podatkowej

Podczas kontroli podatkowej nawet drobne niedopatrzenia mogą prowadzić do nieporozumień lub poważniejszych konsekwencji. Do najczęstszych błędów należą:

• brak dokumentów lub ich niekompletność (np. brak faktur, rachunków, paragonów),
• nieprawidłowości w fakturach, np. fikcyjne faktury VAT,
• błędna klasyfikacja wydatków firmowych,
• nieterminowe płatności podatków (upłynął termin płatności podatku),
• nieświadome naruszenia przepisów ordynacji podatkowej,
• zatajenie informacji lub nieprawidłowa współpraca z organami skarbowymi.

Aby uniknąć nieporozumień i sankcji za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe, regularnie monitoruj rozliczenia, prowadź rzetelną dokumentację i nie bój się konsultować z ekspertem.

Jakie są prawa i obowiązki podatnika w czasie kontroli celno skarbowej?

Podczas kontroli celno-skarbowej masz nie tylko obowiązki, ale i prawa. Funkcjonariusze Krajowej Administracji Skarbowej działają na podstawie przepisów ustawy i nie mogą przekraczać swoich uprawnień.

Co wolno funkcjonariuszom KAS? Mogą m.in. legitymować osoby, przeszukiwać lokale i rzeczy (za okazaniem legitymacji i upoważnienia, a w niektórych przypadkach – postanowienia prokuratora), żądać okazania dokumentów, przesłuchiwać świadków. Czego nie wolno? Działać bez podstawy prawnej, naruszać Twojej godności, odmawiać prawa do zapoznania się z protokołem czy możliwości złożenia zastrzeżeń.

Jak bronić swoich praw? Przede wszystkim – zachowaj spokój. Masz prawo do obecności przy czynnościach kontrolnych, do składania wyjaśnień, zgłaszania wniosków dowodowych. Jeśli uważasz, że działania funkcjonariuszy są nieprawidłowe, masz możliwość złożenia zażalenia. Kluczowe jest, aby znać swoje prawa i nie bać się z nich korzystać, najlepiej przy wsparciu profesjonalnego pełnomocnika.

Pamiętaj, że na zakończenie kontroli otrzymasz protokół – dokładnie się z nim zapoznaj i w razie potrzeby złóż do niego zastrzeżenia. To ważny dokument, który może mieć znaczenie w dalszym toku postępowania.

Co robić po zakończeniu kontroli przez urząd skarbowy?

Po zakończeniu kontroli podatnik otrzymuje protokół (w przypadku kontroli podatkowej) lub wynik kontroli (w przypadku kontroli celno-skarbowej). Te dokumenty zawierają ustalenia kontroli i są podstawą do podjęcia dalszych działań.

Pierwszym krokiem powinna być dokładna analiza wyników kontroli. Jeśli kontrola wykazała nieprawidłowości, podatnik ma dwie możliwości:

1. Zgodzić się z ustaleniami i złożyć korekty deklaracji – w terminie 14 dni od otrzymania protokołu lub wyniku kontroli. Jest to najszybszy sposób zakończenia sprawy, ale wymaga przyznania się do błędu.
2. Nie zgodzić się z ustaleniami – w przypadku kontroli podatkowej można złożyć zastrzeżenia do protokołu, a w przypadku kontroli celno-skarbowej kończącej się protokołem – zastrzeżenia do tego protokołu.

Jeśli podatnik nie zgadza się z ustaleniami kontroli i nie składa korekty deklaracji, organ podatkowy może wszcząć postępowanie podatkowe, które może zakończyć się wydaniem decyzji określającej zobowiązania podatkowe.

Błąd w papierach?

Naprawmy to razem.

Zrób audyt

Podsumowanie

Kontrola skarbowa i kontrola celno skarbowa to wyzwania, z którymi może spotkać się każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą. Dobre przygotowanie, znajomość przepisów, uporządkowana dokumentacja i współpraca z doradcą podatkowym to klucz do spokojnego przejścia przez cały proces. Pamiętaj – prewencja i bieżąca dbałość o zgodność podatkową to najlepsza inwestycja w bezpieczeństwo Twojego biznesu.

W razie wątpliwości nie wahaj się korzystać z pomocy ekspertów – to oni pomogą Ci uniknąć kosztownych błędów i skutecznie bronić swoich praw w toku postępowania przed organami administracji skarbowej