Działalność na ryczałcie – co należy wiedzieć?

Działalność na ryczałcie to jedna z najpopularniejszych form opodatkowania dla przedsiębiorców w Polsce. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych pozwala na uproszczone rozliczenia i przewidywalne koszty podatkowe. W 2025 roku z tej formy opodatkowania może skorzystać znaczna grupa przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą.

Czym jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to jedna z form opodatkowania działalności gospodarczej w Polsce. Polega na opłacaniu podatku od samego przychodu, co oznacza, że przedsiębiorca nie może pomniejszać podstawy opodatkowania o koszty. Jest to kluczowa cecha odróżniająca ryczałt od innych form, takich jak zasady ogólne czy podatek liniowy.

Ta forma opodatkowania jest uregulowana w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Podatek płacony jest według stawek procentowych, których wysokość zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. To sprawia, że jest to uproszczony system, idealny dla małych i mikroprzedsiębiorców, którzy nie chcą prowadzić skomplikowanej księgowości.

Kto może skorzystać z ryczałtu ewidencjonowanego?

Z ryczałtu mogą korzystać osoby fizyczne osiągające przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, a także wspólnicy spółki cywilnej osób fizycznych i spółki jawnej osób fizycznych, o ile nie występują wyłączenia ustawowe. Warunkiem jest nieprzekroczenie limitu 2 mln euro przychodów w roku poprzednim oraz brak wykonywania określonych rodzajów działalności wyłączonych z ryczałtu ewidencjonowanego. Wykluczenia obejmują m.in. prowadzenie aptek, działalność w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych oraz działalność w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych, ze skutkiem dla wszystkich przychodów osiąganych w ramach działalności prowadzonej.

Ryczałt a inne formy opodatkowania – co wybrać?

Jakie stawki ryczałtu obowiązują w 2025 roku?

W 2025 roku stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych są zróżnicowane i zależą od rodzaju świadczonych usług lub sprzedawanych towarów. Możliwe jest stosowanie kilku stawek jednocześnie, jeśli działalność jest różnorodna.

• 17% – m.in. dla przychodów osiąganych w zakresie wolnych zawodów, takich jak adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, księgowi czy tłumacze.
• 15% – m.in. dla usług doradczych związanych z oprogramowaniem, usług pośrednictwa w handlu hurtowym.
• 14% – m.in. dla usług w zakresie opieki zdrowotnej (np. lekarze, pielęgniarki), usług architektonicznych i inżynierskich.
• 12% – m.in. dla usług związanych z wydawaniem oprogramowania komputerowego, z wyłączeniem pobierania oprogramowania w trybie online.
• 10% – dla przychodów ze świadczenia usług w zakresie kupna i sprzedaży nieruchomości na własny rachunek.
• 8,5% – m.in. dla przychodów z działalności usługowej, w tym przychodów z działalności gastronomicznej w zakresie sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%, oraz dla przychodów z najmu do kwoty 100 000 zł (powyżej tej kwoty stawka wynosi 12,5%).
• 5,5% – m.in. dla przychodów z działalności wytwórczej i robót budowlanych.
• 3% – m.in. dla przychodów z działalności gastronomicznej (z wyjątkiem sprzedaży napojów o zawartości alkoholu >1,5%) oraz z działalności usługowej w zakresie handlu.
• 2% – dla przychodów ze sprzedaży przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy, hodowli lub chowu.

Ewidencja przychodów – obowiązki podatnika na ryczałcie

Podatnik, który wybrał opodatkowanie ryczałtem, ma obowiązek prowadzić ewidencję przychodów odrębnie za każdy rok podatkowy. Ewidencję należy założyć już od dnia uzyskania pierwszego przychodu i dokonywać w niej zapisów w porządku chronologicznym. Powinna ona zawierać m.in. datę wpisu, datę uzyskania przychodu, numer dowodu księgowego oraz kwotę przychodu z podziałem na stawki ryczałtu.

Oprócz samej ewidencji przedsiębiorca musi przechowywać dowody zakupu towarów oraz inne dokumenty stanowiące podstawę zapisów, takie jak faktury czy raporty fiskalne. Rzetelne prowadzenie dokumentacji jest kluczowe, ponieważ w przypadku kontroli urzędu skarbowego nierzetelna ewidencja może skutkować nałożeniem sankcji i określeniem dochodu w drodze oszacowania.

Ewidencję i związane z nią dokumenty należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jak ustala się podstawę opodatkowania ryczałtem?

Podstawą opodatkowania w przypadku ryczałtu jest przychód, czyli suma wpływów ze sprzedaży towarów i usług w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale). W tej formie opodatkowania nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodów, co stanowi fundamentalną różnicę w porównaniu do zasad ogólnych i podatku liniowego. Przychód ten można jednak pomniejszyć o zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne oraz niektóre inne odliczenia, np. darowizny.

Przykład: Informatyk świadczący usługi związane z oprogramowaniem (stawka ryczałtu 12%) wystawił w danym miesiącu fakturę na kwotę 10 000 zł netto. W tym samym miesiącu zapłacił 1000 zł składek na ubezpieczenie społeczne. Podstawa opodatkowania wyniesie 9000 zł (10 000 zł – 1000 zł). Należny podatek ryczałtowy do zapłaty to 1080 zł (9000 zł * 12%).

Ryczałt a podatek dochodowy – najważniejsze różnice

Najważniejsza różnica między ryczałtem ewidencjonowanym a podatkiem dochodowym na zasadach ogólnych lub liniowym polega na sposobie ustalania podstawy opodatkowania. W przypadku ryczałtu jest to przychód, natomiast przy podatku dochodowym jest to dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. To sprawia, że ryczałt jest formą uproszczoną, ale nie zawsze najkorzystniejszą.

Brak możliwości rozliczania kosztów uzyskania przychodów w ryczałcie oznacza, że przedsiębiorcy ponoszący wysokie wydatki na prowadzoną działalność gospodarczą (np. na zakup towarów, materiałów, inwestycje) mogą zapłacić wyższy podatek niż na zasadach ogólnych. Z kolei podatnicy na zasadach ogólnych mogą odliczać koszty, co zmniejsza ich podstawę opodatkowania. Dlatego wybór formy opodatkowania powinien być zawsze poprzedzony analizą struktury przychodów i kosztów w firmie.

Czy ryczałt opłaca się w 2025 roku?

Opłacalność ryczałtu w 2025 roku zależy przede wszystkim od dwóch czynników: rodzaju prowadzonej działalności, od którego uzależniona jest stawka podatku, oraz wysokości ponoszonych kosztów uzyskania przychodów. Ryczałt ewidencjonowany jest szczególnie korzystny dla przedsiębiorców i freelancerów, którzy generują wysokie przychody przy niskich kosztach, np. w branży IT, usługach doradczych czy wolnych zawodach. Dzięki niższym stawkom podatkowym mogą oni zapłacić niższy podatek niż na skali podatkowej czy podatku liniowym, nawet mimo braku możliwości odliczenia kosztów.

Kiedy warto skonsultować się z księgowym?

Wybór lub zmiana formy opodatkowania to decyzja, która ma długofalowe skutki finansowe, dlatego warto ją dokładnie przeanalizować. Konsultacja z doświadczonym księgowym lub doradcą podatkowym jest wskazana zwłaszcza przy zakładaniu działalności gospodarczej lub gdy zmienia się jej charakter. Specjalista pomoże dobrać odpowiednią stawkę ryczałtu oraz ocenić, czy ta forma opodatkowania będzie najkorzystniejsza w indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy.

Skorzystaj z profesjonalnego wsparcia, aby zoptymalizować swoje zobowiązania podatkowe i uniknąć błędów w rozliczeniach z urzędem skarbowym.