Komputer, telefon służbowy, drukarka, narzędzia czy specjalistyczne urządzenia są częścią codziennej pracy wielu przedsiębiorców. Najczęściej przypominamy sobie o ich dokumentacji podczas zakupu, awarii lub wymiany na nowszy model. Tymczasem warto zadbać o porządek przez cały okres użytkowania sprzętu, a nie dopiero wtedy, gdy pojawia się pytanie ze strony księgowości.
Firmowy sprzęt też ma swoją historię: zostaje kupiony, trafia do użytkowania, czasem zmienia użytkownika, a następnie jest sprzedawany, wycofywany lub likwidowany. Każdy z tych etapów warto odpowiednio opisać. Nie chodzi o tworzenie niepotrzebnych formalności, lecz o zachowanie informacji, które pozwolą zrozumieć, co dzieje się z majątkiem przedsiębiorstwa.
Od czego zacząć? Najlepiej od dokumentów zakupu, prostego sposobu organizacji danych oraz regularnego kontaktu z biurem rachunkowym.
Dokumenty zakupu – początek historii firmowego sprzętu
Po zakupie urządzenia naturalnie skupiamy się na jego uruchomieniu. Faktura zostaje w skrzynce mailowej, potwierdzenie płatności w bankowości elektronicznej, a karta gwarancyjna w pudełku. Dopóki wszystko działa, taki układ może wydawać się wystarczający. Problem pojawia się wtedy, gdy trzeba szybko odnaleźć konkretny dokument.
Zachowuj dokumenty potwierdzające nabycie sprzętu i przekazuj je do księgowości w uzgodniony sposób. Przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawą zapisów są odpowiednie dowody księgowe. Samo potwierdzenie przelewu nie jest automatycznie zamiennikiem faktury lub innego właściwego dokumentu.
Warto dopisać, do czego urządzenie będzie wykorzystywane oraz kiedy rozpoczęło się jego użytkowanie. Jeżeli dokument zawiera wyłącznie nieczytelne oznaczenie modelu, krótkie wyjaśnienie pomoże powiązać zakup z konkretnym przedmiotem. Dokumentację gwarancyjną i informacje o naprawach możesz przechowywać w tym samym folderze.
Ewidencja wyposażenia a wewnętrzny spis sprzętu
Pojęcie „ewidencja wyposażenia” nadal pojawia się w rozmowach przedsiębiorców, ale warto właściwie je rozumieć. Od 1 stycznia 2020 roku podatnicy prowadzący KPiR nie mają obowiązku prowadzenia dawnej, odrębnej ewidencji wyposażenia. Nie oznacza to jednak zniesienia obowiązków dotyczących ewidencji środków trwałych.
Niezależnie od obowiązków podatkowych możesz prowadzić dobrowolny, wewnętrzny spis urządzeń. Jego zadaniem jest ułatwienie organizacji pracy: pokazuje, jaki sprzęt znajduje się w firmie, kto z niego korzysta i gdzie jest przechowywany.
W takim zestawieniu warto zapisać nazwę urządzenia, model, numer seryjny, datę zakupu, numer dokumentu oraz aktualnego użytkownika. Przydatna będzie także informacja, czy sprzęt pozostaje sprawny, znajduje się w serwisie, czy został już sprzedany.
Wewnętrzny spis sprzętu nie zastępuje wymaganej ewidencji środków trwałych. To pomoc organizacyjna, którą warto dopasować do wielkości firmy i liczby wykorzystywanych urządzeń.
Czy każdy zakup sprzętu trzeba amortyzować?
Nie każdy wydatek na urządzenie rozlicza się identycznie. W PIT przy kwalifikacji sprzętu znaczenie mają między innymi własność, kompletność, zdatność do użytku, wykorzystanie w działalności oraz przewidywany okres używania dłuższy niż rok. Istotna jest również jego wartość początkowa.
Przy wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł przepisy PIT pozwalają, przy spełnieniu odpowiednich warunków, zaliczyć wydatek na nabycie bezpośrednio do kosztów w miesiącu oddania sprzętu do używania. Chodzi o wartość początkową ustaloną zgodnie z przepisami, a nie automatycznie o cenę widoczną w ofercie sklepu. Możliwość rozliczenia kosztu zależy także od stosowanej formy opodatkowania.
Dlatego przed większym zakupem warto przedstawić księgowości pełne informacje o planowanym urządzeniu. Opisz jego przeznaczenie, przewidywany sposób użytkowania oraz dodatkowe wydatki związane z zakupem. Nie zakładaj, że każdy kolejny komputer lub zestaw narzędzi powinien zostać rozliczony dokładnie tak samo jak poprzedni.
Sprzęt przekazany pracownikowi również warto opisać
Wraz z rozwojem firmy urządzenia zaczynają przechodzić między pracownikami, stanowiskami i lokalizacjami. Laptop kupiony do biura może trafić do osoby pracującej zdalnie, a telefon do nowego członka zespołu. Bez aktualizacji informacji trudno później ustalić, gdzie znajduje się konkretny przedmiot.
Dobrym rozwiązaniem organizacyjnym jest zapisywanie daty przekazania, danych użytkownika oraz podstawowych informacji o stanie urządzenia. Warto uwzględnić również akcesoria, takie jak ładowarka, stacja dokująca czy dodatkowy monitor.
Przykładowo zamiast ogólnego zapisu „laptop działu sprzedaży” możesz wskazać konkretny model i numer seryjny. Dzięki temu przy wymianie urządzenia lub zakończeniu współpracy nie trzeba ustalać od początku, który egzemplarz został komu powierzony.
Sprzedaż firmowego sprzętu – nie zapomnij o księgowości
Zakup nowego urządzenia często wiąże się ze sprzedażą poprzedniego. To moment, o którym warto poinformować biuro rachunkowe niezależnie od przekazania faktury za nowy sprzęt.
Sprzedaż firmowego środka trwałego może stanowić przychód z działalności również wtedy, gdy urządzenie zostało już w całości zamortyzowane. Wcześniejsze rozliczenie jego wartości nie oznacza więc, że późniejszą sprzedaż można pominąć.
Przed transakcją przygotuj informacje o urządzeniu, planowanej cenie i nabywcy. Ustal z księgowością sposób udokumentowania sprzedaży, zamiast dopiero po jej zakończeniu zastanawiać się, jaki dokument należało wystawić.
Wyobraź sobie sytuację, w której przedsiębiorca przekazuje fakturę za nowy komputer, ale nie wspomina o sprzedaży starego. Księgowość widzi zakup, lecz nie zna dalszych losów poprzedniego urządzenia. Krótka wiadomość pozwala uniknąć takiej luki informacyjnej.
Wycofanie na cele prywatne i likwidacja to różne sytuacje
Telefon, który nie jest już potrzebny w działalności, może nadal nadawać się do użytku prywatnego. Uszkodzona drukarka może natomiast wymagać trwałego zakończenia użytkowania. Nie warto opisywać obu zdarzeń jednym komunikatem: „sprzętu już nie ma”.
Przy wycofaniu środka trwałego na cele prywatne należy sprawdzić konsekwencje podatkowe, w tym możliwe obowiązki dotyczące VAT. Samo przeniesienie urządzenia do użytku osobistego nie przesądza o braku rozliczeń.
Przed taką zmianą opisz księgowości, co dokładnie planujesz zrobić. Podaj datę zakupu, informacje o dotychczasowym użytkowaniu i aktualnym stanie urządzenia.
Jeżeli sprzęt jest uszkodzony, warto zachować dokumentację serwisową, zdjęcia lub inne informacje wyjaśniające przyczynę zakończenia użytkowania. Ustal też, jakie dokumenty będą potrzebne przy likwidacji. Nie usuwaj urządzenia z własnego spisu bez pozostawienia informacji o tym, co się z nim stało.
Jak utrzymać porządek bez zbędnych formalności?
Nie musisz zaczynać od rozbudowanego systemu zarządzania majątkiem. Na potrzeby wewnętrznej organizacji przygotuj czytelne zestawienie oraz uporządkowane foldery. Ważniejsze od liczby rubryk jest to, czy informacje będą regularnie aktualizowane.
Po zakupie dodaj dane urządzenia i powiąż je z dokumentacją. Przy zmianie użytkownika popraw odpowiedni wpis. Przed sprzedażą lub wycofaniem skontaktuj się z księgowością, a po zakończeniu czynności zapisz jej datę i sposób udokumentowania.
Warto również co pewien czas porównać własny spis ze sprzętem faktycznie znajdującym się w firmie. Taki przegląd może być okazją do uporządkowania nieużywanych urządzeń, odnalezienia brakujących dokumentów i zaplanowania przyszłych zakupów.
Najlepszy system to taki, z którego rzeczywiście korzystasz. Kilka minut poświęconych na aktualizację przy konkretnej zmianie jest prostsze niż późniejsze odtwarzanie wieloletniej historii zakupów, napraw i sprzedaży.
Firmowy sprzęt pod kontrolą – MM Giersik w Gdańsku
Porządek w dokumentacji zaczyna się od dobrego przepływu informacji. Biuro rachunkowe powinno otrzymywać nie tylko dokumenty zakupowe, ale również wiadomości o zdarzeniach, które mogą mieć znaczenie dla rozliczeń. Warto ustalić zasady takiej komunikacji już na początku współpracy.
Planujesz zakup urządzenia, wymianę komputerów albo sprzedaż nieużywanego sprzętu? Przygotuj dokumenty i opisz swoją sytuację. Nie musisz samodzielnie rozstrzygać wszystkich wątpliwości przed rozmową z księgowością.
Skontaktuj się z MM Giersik i zapytaj o obsługę księgową swojej firmy.
MM Giersik – Biuro rachunkowe
ul. Struga 16/113, 80-116 Gdańsk
Telefon: 695 958 100
E-mail: biuro@mmgiersik.pl
Firmowy sprzęt też ma swoją historię. Zadbaj, aby była uporządkowana również w dokumentach.
Artykuł ma charakter informacyjny. Sposób rozliczenia konkretnego sprzętu zależy od formy działalności, zasad opodatkowania i okoliczności danego zdarzenia.
