Biuro rachunkowe Gdańsk – Solidne zaplecze dla Twojej firmy – MM Giersik

Solidne zaplecze dla Twojej firmy

Prowadzenie firmy to znacznie więcej niż sprzedaż produktów, realizowanie usług i pozyskiwanie kolejnych klientów.

Za każdym dobrze funkcjonującym przedsiębiorstwem znajduje się zaplecze, które każdego dnia pomaga utrzymać porządek w dokumentach, rozliczeniach, podatkach oraz sprawach związanych z pracownikami.

Faktury.

Dokumenty kosztowe.

Rozliczenia.

Terminy.

Podatki.

Wynagrodzenia.

Umowy.

Kadry.

Zgłoszenia.

Zmiany zachodzące w działalności.

Każdy z tych elementów może wydawać się niewielką częścią prowadzenia firmy.

W praktyce wszystkie razem tworzą system, od którego w dużym stopniu zależy sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Dlatego hasło:

„Solidne zaplecze dla Twojej firmy.”

dobrze oddaje rolę, jaką powinna pełnić dobrze zorganizowana obsługa księgowa.

Nie chodzi wyłącznie o księgowanie dokumentów.

Nie chodzi wyłącznie o kolejne deklaracje czy zestawienia.

Chodzi o stworzenie przedsiębiorcy uporządkowanego zaplecza obejmującego trzy niezwykle ważne obszary:

księgowość, podatki oraz kadry i płace.

Dzięki temu właściciel firmy może skoncentrować większą część swojej uwagi na tym, co rzeczywiście rozwija biznes.

Klientach.

Sprzedaży.

Zespole.

Nowych inwestycjach.

Produktach.

Usługach.

Strategii.

Firma potrzebuje mocnego zaplecza tak samo jak potrzebuje dobrego produktu, sprawnej sprzedaży i zadowolonych klientów.

Firma rozwija się z przodu. Porządek musi działać również z tyłu.

Klient najczęściej widzi tylko zewnętrzną część przedsiębiorstwa.

Stronę internetową.

Ofertę.

Reklamę.

Produkt.

Obsługę.

Realizację zamówienia.

Kontakt z pracownikiem.

Za tym wszystkim znajduje się jednak znacznie więcej procesów.

Każda sprzedaż może oznaczać dokument.

Każdy zakup może wymagać odpowiedniego uporządkowania.

Każdy pracownik oznacza dodatkowe obowiązki kadrowe.

Każda większa decyzja może mieć wpływ na sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Rozwijająca się firma generuje coraz więcej zdarzeń gospodarczych.

Więcej klientów.

Więcej dokumentów.

Więcej płatności.

Więcej umów.

Więcej kosztów.

Więcej decyzji.

Dlatego wraz ze wzrostem biznesu powinno rozwijać się również jego zaplecze.

Im większa skala działalności, tym większe znaczenie ma uporządkowany sposób obsługi księgowości, podatków oraz spraw pracowniczych.

Solidne zaplecze zaczyna się od dobrej księgowości

Księgowość jest jednym z podstawowych elementów funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Dokumentuje to, co wydarzyło się w firmie.

Sprzedaż.

Zakupy.

Koszty.

Inwestycje.

Płatności.

Zobowiązania.

Operacje związane z prowadzoną działalnością.

W niewielkiej firmie liczba dokumentów może początkowo być niewielka.

Kilka faktur sprzedażowych.

Kilka kosztów.

Kilku kontrahentów.

Z czasem sytuacja często zaczyna się zmieniać.

Firma pozyskuje kolejnych klientów.

Rozszerza ofertę.

Kupuje sprzęt.

Korzysta z samochodów.

Zawiera umowy.

Rozpoczyna współpracę z nowymi kontrahentami.

Zatrudnia pierwsze osoby.

Każdy kolejny etap rozwoju zwiększa znaczenie sprawnego przepływu informacji pomiędzy przedsiębiorcą a księgowością.

Dobrze zorganizowana księgowość tworzy fundament, na którym można budować kolejne etapy rozwoju działalności.

Księgowość to nie tylko faktury

Przedsiębiorca może kojarzyć księgowość przede wszystkim z przekazywaniem dokumentów.

Faktura sprzedaży.

Faktura kosztowa.

Wyciąg.

Umowa.

Potwierdzenie.

W praktyce dokument jest jednak często tylko końcowym zapisem konkretnego zdarzenia.

Za fakturą może znajdować się większa inwestycja.

Za umową może stać rozpoczęcie nowej współpracy.

Za dokumentem dotyczącym samochodu może kryć się zakup, leasing, najem lub inne zdarzenie związane z wykorzystaniem pojazdu.

Za pierwszym wynagrodzeniem może znajdować się rozwój firmy i zatrudnienie pracownika.

Dlatego dobrze funkcjonujące zaplecze księgowe powinno opierać się nie tylko na przekazywaniu dokumentów, ale również na odpowiedniej wymianie informacji.

Im lepiej opisany jest kontekst konkretnego zdarzenia, tym łatwiej właściwie uporządkować informacje dotyczące działalności.

Porządek w dokumentach daje większy spokój

Chaos w dokumentacji często nie pojawia się nagle.

Zaczyna się niewinnie.

Jedna faktura pozostaje w skrzynce mailowej.

Druga znajduje się w telefonie.

Kolejna trafia do szuflady.

Umowa zostaje wysłana przez komunikator.

Potwierdzenie płatności znajduje się w innym miejscu.

Po kilku tygodniach przedsiębiorca zaczyna zastanawiać się:

czy wszystko zostało przekazane?

czy czegoś brakuje?

czy faktura została już przesłana?

czy dokument dotyczący konkretnego zakupu trafił do księgowości?

Przy niewielkiej liczbie dokumentów można próbować kontrolować wszystko pamięcią.

Przy rozwijającej się działalności takie rozwiązanie szybko przestaje być skuteczne.

Solidne zaplecze oznacza również uporządkowany sposób przekazywania i przechowywania informacji.

Im prostszy i bardziej powtarzalny jest proces, tym łatwiej zachować regularność.

Podatki są częścią codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa

Podatki nie są oddzielnym elementem firmy, który pojawia się tylko raz na jakiś czas.

Są powiązane z wieloma codziennymi zdarzeniami gospodarczymi.

Sprzedażą.

Zakupami.

Kosztami.

Inwestycjami.

Samochodami.

Środkami trwałymi.

Współpracą z kontrahentami.

Rozwojem przedsiębiorstwa.

Z tego powodu ważne jest, aby przedsiębiorca nie traktował tematów podatkowych wyłącznie jako obowiązku pojawiającego się przy końcu okresu rozliczeniowego.

W wielu sytuacjach znaczenie ma odpowiednio wczesne przekazanie informacji dotyczącej planowanego działania.

Nowa umowa.

Większy zakup.

Zmiana sposobu sprzedaży.

Rozpoczęcie współpracy zagranicznej.

Nowy model działalności.

Im wcześniej ważne informacje trafiają do osób zajmujących się obsługą firmy, tym więcej czasu pozostaje na spokojne przeanalizowanie sytuacji.

Nie warto zostawiać wszystkich pytań na ostatnią chwilę

W działalności gospodarczej czasami pojawia się pokusa działania według schematu:

najpierw podejmujemy decyzję,

później podpisujemy dokumenty,

a na końcu pytamy księgowość, jak wygląda dana sytuacja.

Nie zawsze musi to prowadzić do problemu.

Jednak w przypadku większych lub nietypowych decyzji znacznie lepiej wcześniej przekazać informację i zadać pytanie.

Planowany zakup samochodu.

Nowa forma finansowania.

Pierwszy pracownik.

Rozpoczęcie sprzedaży w nowym kanale.

Transakcja z zagranicznym kontrahentem.

Zmiana modelu współpracy z klientami.

Solidne zaplecze firmy pozwala konsultować ważne kwestie odpowiednio wcześniej, zamiast wyjaśniać je dopiero wtedy, gdy wszystko zostało już wykonane.

Kadry i płace stają się szczególnie ważne wraz z rozwojem zespołu

Pierwszy pracownik jest często ważnym momentem w historii przedsiębiorstwa.

Właściciel firmy przestaje realizować wszystko samodzielnie.

Powstaje zespół.

Pojawia się możliwość obsługi większej liczby klientów.

Firma może realizować więcej projektów.

Jednocześnie pojawiają się kolejne obowiązki.

Dokumentacja.

Umowy.

Informacje dotyczące zatrudnienia.

Ewidencje.

Wynagrodzenia.

Urlopy.

Zmiany warunków współpracy.

Zakończenie zatrudnienia.

Kolejne osoby w zespole oznaczają kolejne procesy, o których trzeba pamiętać.

Obsługa kadr i płac jest jednym z najważniejszych elementów zaplecza przedsiębiorstwa zatrudniającego pracowników.

Pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie, a przedsiębiorca powinien mieć porządek w dokumentacji

Z perspektywy pracownika jednym z najważniejszych elementów zatrudnienia jest prawidłowo zorganizowany proces związany z wynagrodzeniem i dokumentacją.

Z perspektywy przedsiębiorcy ważne jest natomiast, aby wszystkie informacje potrzebne do obsługi pracownika były przekazywane odpowiednio wcześnie.

Zmiana wynagrodzenia.

Urlop.

Nieobecność.

Nowa umowa.

Zmiana warunków zatrudnienia.

Zakończenie współpracy.

Każde takie zdarzenie może wymagać odpowiedniego działania.

Dlatego w firmie warto ustalić, kto odpowiada za przekazywanie informacji kadrowych.

W jednoosobowo zarządzanym przedsiębiorstwie może być to właściciel.

W większej organizacji może odpowiadać za to wyznaczona osoba.

Jasny podział odpowiedzialności pozwala ograniczyć sytuacje, w których każdy zakłada, że informację przekazał już ktoś inny.

Trzy filary solidnego zaplecza

Hasło „Solidne zaplecze dla Twojej firmy” można sprowadzić do trzech podstawowych obszarów.

Księgowość.

Porządek w dokumentacji i odpowiednie ujmowanie zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością.

Podatki.

Obsługa obowiązków związanych z rozliczeniami przedsiębiorstwa oraz przekazywanie informacji potrzebnych do ich prawidłowego przygotowania.

Kadry i płace.

Wsparcie procesów związanych z zatrudnianiem pracowników, dokumentacją pracowniczą oraz wynagrodzeniami.

Każdy z tych obszarów jest ważny osobno.

Największe znaczenie mają jednak wtedy, gdy wspólnie tworzą uporządkowany system obsługi przedsiębiorstwa.

Solidne zaplecze nie składa się z jednego procesu. To połączenie wielu elementów, które każdego miesiąca powinny działać razem.

Przedsiębiorca powinien mieć czas na prowadzenie firmy

Właściciel przedsiębiorstwa każdego dnia podejmuje wiele decyzji.

Odpowiada na wiadomości.

Przygotowuje oferty.

Pozyskuje klientów.

Rozwiązuje problemy.

Kontroluje realizację usług.

Planuje sprzedaż.

Organizuje pracę.

Rozmawia z kontrahentami.

Podejmuje decyzje inwestycyjne.

Rozwija ofertę.

Jeżeli do każdej z tych czynności dołączymy konieczność samodzielnego analizowania każdego dokumentu księgowego, kadrowego i podatkowego, liczba obowiązków bardzo szybko zaczyna rosnąć.

Dlatego przedsiębiorca nie powinien być sam w każdym obszarze swojej działalności.

Dobrze zorganizowane zaplecze pozwala przekazać część specjalistycznych obowiązków i skoncentrować się na prowadzeniu biznesu.

Rozwój sprzedaży powinien iść w parze z rozwojem organizacji

Większa sprzedaż to dobra wiadomość.

Więcej klientów również.

Problem może pojawić się wtedy, gdy przedsiębiorstwo rozwija się szybciej niż procesy znajdujące się w jego zapleczu.

Na początku firma obsługuje dziesięć dokumentów miesięcznie.

Później trzydzieści.

Następnie sto.

Dochodzi pierwszy pracownik.

Drugi.

Kolejne osoby.

Pojawiają się samochody.

Leasingi.

Nowe kanały sprzedaży.

Kolejne rachunki bankowe.

Nowi kontrahenci.

Proces, który działał przy niewielkiej skali przedsiębiorstwa, może nie być wystarczający kilka lat później.

Rozwijająca się firma potrzebuje zaplecza, które może rozwijać się razem z nią.

Solidne zaplecze pomaga zachować regularność

W księgowości oraz sprawach kadrowych dużą rolę odgrywa regularność.

Dokumenty powinny być przekazywane zgodnie z ustalonym sposobem.

Informacje o ważnych zmianach powinny trafiać do odpowiednich osób.

Sprawy pracownicze powinny być zgłaszane odpowiednio wcześnie.

Nietypowe zdarzenia nie powinny czekać do momentu, w którym zaczyna brakować czasu.

Jeżeli każdego miesiąca przedsiębiorca działa według podobnego schematu, wiele czynności staje się naturalną częścią prowadzenia firmy.

Regularność pozwala zastąpić ciągłe zastanawianie się prostym, powtarzalnym procesem.

Dobra współpraca zaczyna się od komunikacji

Biuro rachunkowe może pracować na podstawie informacji, które otrzymuje od przedsiębiorcy.

Nie uczestniczy w każdej rozmowie z klientem.

Nie zna automatycznie każdego planowanego zakupu.

Nie wie o przygotowywanej umowie, jeżeli wcześniej nie otrzyma takiej informacji.

Nie wie, że przedsiębiorca planuje zatrudnienie nowej osoby za kilka tygodni, jeżeli temat nie zostanie zgłoszony.

Dlatego podstawą dobrej współpracy jest odpowiedni przepływ informacji.

Solidne zaplecze nie oznacza wyłącznie przekazywania dokumentów. Oznacza również regularną komunikację dotyczącą tego, co dzieje się w przedsiębiorstwie.

Zbudujmy dobrą współpracę

Hasło znajdujące się na naszej grafice nie jest przypadkowe.

„Zbudujmy dobrą współpracę.”

Bo właśnie współpraca jest podstawą skutecznej obsługi księgowej.

Przedsiębiorca przekazuje informacje dotyczące swojej firmy.

Biuro rachunkowe zajmuje się powierzonym zakresem obsługi.

Obie strony wiedzą, w jaki sposób przekazywane są dokumenty.

Wiadomo, gdzie kierować pytania.

Wiadomo, jakie informacje wymagają wcześniejszego zgłoszenia.

Wiadomo, kto odpowiada za poszczególne elementy współpracy.

Nie chodzi więc wyłącznie o relację:

firma przekazuje faktury, a biuro je księguje.

Dobra współpraca oznacza stworzenie uporządkowanego sposobu działania, który jest czytelny dla obu stron.

Każda firma potrzebuje trochę innego zaplecza

Nie istnieją dwa identyczne przedsiębiorstwa.

Jedno obsługuje klientów indywidualnych.

Drugie współpracuje przede wszystkim z firmami.

Jedno prowadzi sprzedaż internetową.

Drugie świadczy usługi lokalnie.

Jedno zatrudnia kilkanaście osób.

Drugie prowadzone jest wyłącznie przez właściciela.

Jedna firma posiada kilka samochodów i znaczną liczbę środków trwałych.

Inna praktycznie nie inwestuje w sprzęt.

Jedno przedsiębiorstwo generuje kilkanaście dokumentów miesięcznie.

Drugie kilkaset.

Dlatego zakres i organizacja obsługi powinny uwzględniać rzeczywisty sposób działania konkretnej firmy.

Solidne zaplecze powinno być dopasowane do przedsiębiorstwa, a nie przedsiębiorstwo do sztywnego schematu.

Inne potrzeby ma jednoosobowa działalność

W jednoosobowej działalności właściciel bardzo często jest jednocześnie:

sprzedawcą,

specjalistą,

osobą obsługującą klientów,

osobą wystawiającą faktury,

marketingowcem,

koordynatorem,

a czasami również pracownikiem wykonującym większość usług.

Każda dodatkowa czynność administracyjna zabiera mu czas, który może przeznaczyć na rozwijanie działalności.

Dlatego szczególnie ważne jest stworzenie prostego sposobu współpracy.

Jasne zasady.

Regularne przekazywanie dokumentów.

Jednoznaczna komunikacja.

Możliwość zgłoszenia nietypowej sytuacji.

W małej firmie dobre zaplecze powinno przede wszystkim pomagać właścicielowi zachować porządek bez tworzenia niepotrzebnej biurokracji.

Inne potrzeby ma firma zatrudniająca zespół

Wraz z zatrudnieniem pracowników liczba obowiązków organizacyjnych rośnie.

Do dokumentów sprzedażowych i kosztowych dochodzą informacje kadrowe.

Pojawiają się wynagrodzenia.

Zmiany warunków pracy.

Nieobecności.

Urlopy.

Nowe osoby.

Zakończenia współpracy.

W większej firmie ważny staje się również przepływ informacji pomiędzy pracownikami.

Kto przekazuje dokumenty kosztowe?

Kto informuje o nowych umowach?

Kto przekazuje dane dotyczące pracowników?

Kto kontaktuje się z biurem rachunkowym?

Im większy zespół, tym większe znaczenie mają jasne procedury i odpowiedzialność za przekazywanie informacji.

Inne potrzeby ma rozwijająca się spółka

Spółka może generować większą liczbę dokumentów i bardziej złożonych procesów.

Kilka osób podejmuje decyzje.

Dokumenty trafiają z różnych działów.

Zakupy realizują różni pracownicy.

Sprzedaż obsługuje oddzielny zespół.

Zarząd podpisuje umowy.

Firma realizuje inwestycje.

Dochodzą kolejne zobowiązania.

W takim modelu trudno opierać działanie wyłącznie na pamięci jednej osoby.

Potrzebny jest proces.

W rozwijającym się przedsiębiorstwie solidne zaplecze oznacza system, który działa niezależnie od tego, ile osób uczestniczy w codziennym funkcjonowaniu firmy.

Nowy pracownik to ważna zmiana w przedsiębiorstwie

Zatrudnienie pierwszej lub kolejnej osoby to nie tylko decyzja personalna.

To również zmiana organizacyjna.

Firma musi przygotować się na dodatkowe obowiązki.

Dokumentację.

Informacje potrzebne do obsługi zatrudnienia.

Rozliczanie wynagrodzeń.

Przekazywanie danych dotyczących czasu pracy, urlopów czy innych zdarzeń związanych z pracownikiem.

Dlatego o planowanym zatrudnieniu warto myśleć wcześniej.

Im wcześniej uporządkowane zostaną kwestie związane z zatrudnieniem, tym łatwiej skoncentrować się później na wdrożeniu nowej osoby do zespołu.

Sprawna obsługa kadr to również komfort właściciela firmy

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników odpowiada za znacznie więcej niż własną pracę.

Podejmuje decyzje wpływające na cały zespół.

Każdy miesiąc oznacza kolejne informacje związane z wynagrodzeniami i zatrudnieniem.

Dlatego obsługa kadrowo-płacowa powinna być zorganizowana w sposób możliwie uporządkowany.

Właściciel firmy powinien wiedzieć:

jakie informacje przekazywać,

kiedy je przekazywać,

kogo informować o zmianach,

jakie dokumenty zachować,

jak zgłaszać zdarzenia dotyczące pracowników.

Im prostszy przepływ informacji, tym mniej dodatkowej pracy organizacyjnej po stronie przedsiębiorcy.

Solidne zaplecze jest szczególnie ważne podczas intensywnego okresu

W spokojnym miesiącu łatwo pamiętać o dokumentach.

Problem pojawia się wtedy, gdy firma ma najwięcej pracy.

Duży projekt.

Sezon sprzedażowy.

Nowy klient.

Kilka realizacji jednocześnie.

Rekrutacja.

Przeprowadzka.

Inwestycja.

Zmiana biura.

Nowy produkt.

W takich momentach właściciel przedsiębiorstwa koncentruje się przede wszystkim na bieżących zadaniach.

Właśnie wtedy uporządkowane procesy są najbardziej potrzebne.

Dobry system powinien działać nie tylko wtedy, gdy przedsiębiorca ma dużo wolnego czasu, ale przede wszystkim wtedy, gdy firma pracuje na najwyższych obrotach.

Dokumenty powinny trafiać tam, gdzie trzeba

Jednym z najprostszych sposobów poprawy organizacji firmy jest ustalenie jasnego obiegu dokumentów.

Gdzie trafiają faktury?

Kto je przekazuje?

Jak przechowywane są umowy?

Kto odpowiada za dokumenty pracownicze?

W jaki sposób zgłaszane są nietypowe transakcje?

Jak przekazywane są informacje o zmianach?

Brak odpowiedzi na te pytania może powodować chaos nawet w niewielkiej organizacji.

Jasne zasady nie muszą być skomplikowane.

W wielu przypadkach najlepsze rozwiązania są właśnie najprostsze.

Każdy dokument powinien mieć swoje miejsce, a każda ważna informacja powinna mieć określoną drogę przekazania.

Solidne zaplecze pomaga przygotować firmę na większą skalę

Przedsiębiorca często buduje procesy dopiero wtedy, gdy pojawia się problem.

Do pewnego momentu wszystko działa.

Dokumentów jest niewiele.

Klientów można policzyć na palcach.

Właściciel pamięta każdą transakcję.

Później firma zaczyna rosnąć.

Nagle okazuje się, że wcześniejszy sposób działania nie wystarcza.

Dlatego warto myśleć o organizacji nie tylko z perspektywy aktualnej sytuacji, ale również planowanego rozwoju.

Proces, który działa przy dziesięciu dokumentach, powinien mieć możliwość uporządkowanego działania również wtedy, gdy dokumentów będzie sto.

Dobra księgowość wspiera przedsiębiorcę informacją

Właściciel firmy podejmuje decyzje na podstawie wielu danych.

Poziomu sprzedaży.

Kosztów.

Płatności.

Planowanych inwestycji.

Wynagrodzeń.

Zobowiązań.

Rozwijając firmę, potrzebuje możliwie uporządkowanego obrazu sytuacji.

Nie każdą decyzję biznesową można oczywiście podjąć wyłącznie na podstawie danych księgowych.

Rynek zmienia się.

Klienci podejmują nieprzewidywalne decyzje.

Pojawiają się nowe możliwości.

Jednak uporządkowane informacje pozwalają podejmować decyzje z większą świadomością.

Dobre zaplecze nie prowadzi firmy za przedsiębiorcę. Pomaga mu jednak posiadać informacje potrzebne do jej prowadzenia.

Większa inwestycja wymaga dobrego przygotowania

Samochód.

Maszyna.

Komputer.

Nowe biuro.

Wyposażenie.

System informatyczny.

Reklama.

Rozbudowa magazynu.

Nowa linia produktowa.

Każda większa inwestycja może mieć znaczenie dla firmowego budżetu.

Dlatego przed podjęciem decyzji warto spojrzeć na nią nie tylko z perspektywy ceny zakupu.

Znaczenie może mieć również sposób finansowania, aktualne zobowiązania oraz sytuacja finansowa przedsiębiorstwa.

Solidne zaplecze pomaga uporządkować informacje potrzebne do bardziej świadomego planowania kolejnych wydatków.

Nie każda firma potrzebuje rozbudowanych procedur

Solidne zaplecze nie oznacza tworzenia skomplikowanego systemu dla samego systemu.

Mała firma nie musi działać jak wielka korporacja.

Jeżeli przedsiębiorca wystawia kilka faktur miesięcznie, proces może być bardzo prosty.

Jeżeli natomiast organizacja zatrudnia wiele osób i generuje setki dokumentów, sposób działania powinien odpowiadać większej skali.

Najlepsze rozwiązanie to takie, które jest wystarczająco uporządkowane, ale jednocześnie możliwe do stosowania w codziennej pracy.

Procesy powinny być dopasowane do rzeczywistości

Teoretycznie można stworzyć bardzo rozbudowany system.

Kilka folderów.

Wiele etapów akceptacji.

Rozbudowane procedury.

Dziesiątki pól do uzupełnienia.

Jeżeli jednak nikt nie będzie korzystał z tego rozwiązania, nie przyniesie ono oczekiwanych rezultatów.

Dlatego organizacja zaplecza powinna odpowiadać temu, jak firma faktycznie pracuje.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta przede wszystkim z dokumentów elektronicznych, proces powinien to uwzględniać.

Jeżeli dokumenty przechodzą przez kilka osób, trzeba określić odpowiedzialność.

Jeżeli firma działa szybko, proces nie powinien niepotrzebnie spowalniać pracy.

Solidne zaplecze ma wspierać działalność, a nie utrudniać jej codzienne funkcjonowanie.

Im mniej chaosu, tym więcej miejsca na rozwój

Każdy nierozwiązany temat zajmuje uwagę przedsiębiorcy.

Brakująca faktura.

Niejasna płatność.

Dokument, którego nie można znaleźć.

Informacja o pracowniku, której nikt nie przekazał.

Pytanie pozostawione na później.

Jedna taka sytuacja zwykle nie stanowi dużego problemu.

Jeżeli jednak podobnych tematów pojawia się kilkanaście, przedsiębiorca zaczyna tracić czas na ciągłe wracanie do spraw administracyjnych.

Porządek pozwala ograniczyć liczbę drobnych problemów, które każdego dnia odciągają uwagę od prowadzenia działalności.

Dobre zaplecze przydaje się od pierwszego dnia działalności

Wiele osób rozpoczynających działalność koncentruje się przede wszystkim na zdobyciu pierwszego klienta.

To naturalne.

Bez sprzedaży trudno rozwijać firmę.

Jednocześnie warto już od początku wprowadzić podstawowe zasady organizacyjne.

Gdzie przechowywane są dokumenty?

W jaki sposób przekazywane są do księgowości?

Jak dokumentowane są wydatki?

Kiedy zgłaszane są nietypowe zdarzenia?

Do kogo kierować pytania?

Dobre nawyki wypracowane na początku działalności mogą znacząco ułatwić jej późniejszy rozwój.

Solidne zaplecze przydaje się również doświadczonym przedsiębiorcom

Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu firmy nie oznacza, że przedsiębiorstwo nie potrzebuje uporządkowanych procesów.

Wręcz przeciwnie.

Im dłużej firma działa, tym więcej zmian może przejść.

Nowe usługi.

Nowi pracownicy.

Kolejni kontrahenci.

Inne kanały sprzedaży.

Większa liczba dokumentów.

Nowe inwestycje.

Zmiana struktury działalności.

Proces, który został ustalony kilka lat wcześniej, nie zawsze odpowiada obecnej rzeczywistości.

Warto regularnie sprawdzać, czy sposób organizacji księgowości, dokumentów oraz spraw pracowniczych nadal odpowiada aktualnej skali przedsiębiorstwa.

Księgowość powinna rozwijać się razem z firmą

Firma zmienia się.

Księgowość oraz sposób współpracy również powinny reagować na te zmiany.

Działalność zaczyna zatrudniać ludzi.

Rozpoczyna sprzedaż internetową.

Zwiększa liczbę kontrahentów.

Inwestuje w środki trwałe.

Wchodzi na nowe rynki.

Zmienia sposób działania.

Każda taka zmiana może oznaczać potrzebę dostosowania dotychczasowych procesów.

Rozwiązanie odpowiednie dla firmy dzisiaj nie zawsze musi być odpowiednie za trzy lata.

Dlatego ważna jest elastyczność oraz regularna komunikacja.

Dobra współpraca powinna być zrozumiała od początku

Przedsiębiorca rozpoczynający współpracę z biurem rachunkowym powinien wiedzieć, jak będzie ona wyglądać.

Jak przekazywać dokumenty?

Do kiedy je przesyłać?

W jaki sposób zgłaszać dodatkowe informacje?

Jak kontaktować się w przypadku pytań?

Jak przekazywać informacje dotyczące pracowników?

Jak informować o ważnych zmianach w przedsiębiorstwie?

Takie kwestie warto ustalić od początku.

Im bardziej czytelne są zasady współpracy, tym mniej niepotrzebnych wątpliwości pojawia się w kolejnych miesiącach.

Solidne zaplecze to mniej działania pod presją

Duża część stresu w przedsiębiorstwie pojawia się wtedy, gdy ważna sprawa zostaje zauważona zbyt późno.

Brakuje dokumentu.

Potrzebna jest dodatkowa informacja.

Nie zgłoszono ważnej zmiany.

Umowa została już podpisana.

Decyzja została podjęta.

Termin jest blisko.

Oczywiście nie każdej sytuacji można uniknąć.

Biznes zawsze będzie zawierał element nieprzewidywalności.

Można jednak ograniczyć liczbę sytuacji wynikających z braku organizacji.

Regularny przepływ informacji daje więcej czasu na spokojne zajęcie się sprawami wymagającymi dodatkowej uwagi.

Zaplecze firmy powinno działać również wtedy, gdy właściciel jest zajęty

Jednym z etapów rozwoju przedsiębiorstwa jest stworzenie organizacji, która nie wymaga ciągłego pilnowania każdego szczegółu przez właściciela.

Dotyczy to sprzedaży.

Obsługi klienta.

Realizacji.

Logistyki.

Dotyczy również dokumentów, księgowości oraz spraw pracowniczych.

Jeżeli każdy proces zależy wyłącznie od pamięci jednej osoby, bardzo łatwo o problem podczas bardziej intensywnego okresu.

Dobry system powinien pomagać utrzymać porządek niezależnie od tego, jak dużo innych obowiązków ma właściciel firmy.

Współpraca oznacza odpowiedzialność po obu stronach

Dobre biuro rachunkowe potrzebuje kompletnych informacji dotyczących przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorca potrzebuje natomiast jasnych zasad oraz sprawnego sposobu komunikacji.

Dlatego współpraca działa najlepiej wtedy, gdy obie strony mają świadomość swojej roli.

Przedsiębiorca przekazuje dokumenty i istotne informacje.

Biuro realizuje powierzony zakres obsługi.

Wątpliwości są wyjaśniane.

Ważne zmiany są zgłaszane.

Proces odbywa się regularnie.

Solidne zaplecze powstaje wtedy, gdy współpraca nie jest przypadkowa, lecz opiera się na jasnych zasadach.

Księgowość, podatki oraz kadry i płace powinny tworzyć spójną całość

Te trzy obszary bardzo często się ze sobą łączą.

Rozwój przedsiębiorstwa wpływa na księgowość.

Zatrudnienie pracownika wpływa na obszar kadrowo-płacowy.

Inwestycje mogą wpływać na dokumentację i rozliczenia.

Nowe źródło sprzedaży może oznaczać dodatkowe zdarzenia gospodarcze.

Dlatego patrzenie na każdy element całkowicie oddzielnie nie zawsze oddaje rzeczywisty obraz funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Firma jest jednym organizmem, dlatego jej zaplecze również powinno być odpowiednio skoordynowane.

Im większa firma, tym ważniejszy przepływ informacji

W jednoosobowej działalności wszystkie informacje znajdują się zwykle u właściciela.

W większym przedsiębiorstwie sytuacja jest inna.

Handlowiec podpisuje zamówienie.

Pracownik kupuje materiały.

Kierownik zgłasza urlop.

Zarząd podpisuje umowę.

Administracja odbiera fakturę.

Ktoś inny odpowiada za płatności.

Jeżeli informacje z tych wszystkich obszarów nie trafiają do odpowiedniego miejsca, mogą powstawać braki.

Dlatego wraz ze wzrostem organizacji coraz ważniejsze staje się ustalenie, kto odpowiada za poszczególne informacje.

Solidne zaplecze oznacza nie tylko księgowość, ale również odpowiedni obieg informacji wewnątrz firmy.

Dobra organizacja pozwala łatwiej wdrożyć nowe osoby

Jeżeli proces istnieje wyłącznie w głowie właściciela, każda nowa osoba musi uczyć się go od początku.

Jeżeli natomiast zasady są jasno określone, wdrożenie pracownika staje się prostsze.

Wie, gdzie przekazać fakturę.

Wie, komu zgłosić zmianę.

Wie, gdzie znajduje się dokumentacja.

Wie, kto odpowiada za określony temat.

Nie musi za każdym razem pytać właściciela.

Uporządkowane zaplecze pozwala budować organizację, w której wiedza nie jest uzależniona wyłącznie od jednej osoby.

Większa kontrola nie oznacza większej biurokracji

Kontrola kojarzy się czasami z dodatkowymi procedurami i dokumentami.

Nie musi tak być.

W wielu przypadkach wystarczy prosty sposób działania.

Jedno miejsce na dokumenty.

Jeden ustalony kanał komunikacji.

Określone terminy.

Jasna odpowiedzialność.

Regularność.

Najlepsza organizacja to nie ta, która posiada najwięcej procedur, ale ta, która pozwala skutecznie kontrolować najważniejsze elementy przedsiębiorstwa.

Solidne zaplecze pomaga spojrzeć na firmę długoterminowo

Przedsiębiorca często koncentruje się na bieżącym tygodniu.

Trzeba zrealizować zamówienia.

Pozyskać klientów.

Wystawić faktury.

Zapłacić zobowiązania.

Rozwiązać aktualne problemy.

Rozwój wymaga jednak również patrzenia kilka miesięcy lub lat do przodu.

Czy firma będzie zatrudniała?

Czy planuje większe inwestycje?

Czy liczba dokumentów wzrośnie?

Czy pojawią się nowe kanały sprzedaży?

Czy zmieni się sposób działania?

Im wcześniej przedsiębiorca buduje uporządkowane zaplecze, tym łatwiej dostosować je później do rosnącej skali działalności.

Więcej porządku oznacza mniej rzeczy do pamiętania

Właściciel firmy każdego dnia ma w głowie wiele informacji.

Klienci.

Terminy.

Oferty.

Zadania.

Płatności.

Realizacje.

Pracownicy.

Zakupy.

Spotkania.

Jeżeli do tej listy dołączymy konieczność pamiętania o każdej fakturze, każdym dokumencie i każdej sprawie administracyjnej, obciążenie szybko rośnie.

Procesy pozwalają część tych informacji przenieść z pamięci przedsiębiorcy do systemu.

Nie trzeba pamiętać o wszystkim, jeżeli wiadomo, gdzie znajduje się potrzebna informacja i jak przebiega określony proces.

Solidne zaplecze daje przestrzeń do podejmowania ważniejszych decyzji

Najcenniejszym zasobem przedsiębiorcy często nie są pieniądze.

Jest nim uwaga.

Każda drobna sprawa administracyjna wymaga części tej uwagi.

Jeżeli firma jest źle zorganizowana, właściciel przez cały dzień reaguje na niewielkie problemy.

Brakuje czasu na analizę.

Planowanie.

Rozwój.

Budowanie nowych usług.

Pozyskiwanie klientów.

Rozmowy z zespołem.

Im więcej powtarzalnych obowiązków można uporządkować, tym więcej uwagi pozostaje na decyzje, które naprawdę wpływają na przyszłość przedsiębiorstwa.

Solidne zaplecze w MM Giersik

W MM Giersik stawiamy na obsługę, która odpowiada rzeczywistemu sposobowi funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Każda firma jest inna.

Ma inną skalę.

Inną liczbę dokumentów.

Inny model sprzedaży.

Inną strukturę.

Inne potrzeby.

Dlatego współpraca powinna uwzględniać konkretną sytuację przedsiębiorcy.

Nasze zaplecze obejmuje między innymi:

księgowość,

obsługę zagadnień podatkowych,

kadry i płace.

Zależy nam na tym, aby współpraca była uporządkowana, komunikacja jasna, a przedsiębiorca wiedział, w jaki sposób przekazywać informacje dotyczące swojej działalności.

Bo dobra księgowość powinna być częścią sprawnie działającej firmy, a nie kolejnym źródłem organizacyjnego chaosu.

Księgowość dopasowana do realiów działalności

Firma usługowa działa inaczej niż sklep internetowy.

Jednoosobowa działalność ma inne potrzeby niż spółka zatrudniająca pracowników.

Przedsiębiorstwo lokalne może funkcjonować inaczej niż firma realizująca sprzedaż dla klientów z całej Polski.

Dlatego pierwszym krokiem do dobrej współpracy jest poznanie przedsiębiorstwa.

Czym się zajmuje?

Jak wygląda sprzedaż?

Ilu posiada klientów?

Jak wiele dokumentów generuje?

Czy zatrudnia pracowników?

Czy planuje inwestycje?

Jak wygląda przepływ dokumentów?

Jakich zmian można spodziewać się w przyszłości?

Im lepiej rozumiemy sposób działania przedsiębiorstwa, tym łatwiej dostosować obsługę do jego rzeczywistych potrzeb.

Obsługa podatków jako część firmowego zaplecza

Rozliczenia podatkowe są nieodłączną częścią prowadzenia przedsiębiorstwa.

Dlatego ważne jest regularne przekazywanie potrzebnych dokumentów oraz informacji dotyczących zmian zachodzących w działalności.

Przedsiębiorca nie powinien być zmuszony do analizowania każdego zagadnienia samodzielnie.

Jednocześnie odpowiednia współpraca wymaga komunikacji.

Jeżeli pojawia się nietypowa transakcja, większa inwestycja lub znacząca zmiana w sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa, warto zgłosić ją wcześniej.

Im lepszy przepływ informacji, tym łatwiej zachować porządek w bieżącej obsłudze firmy.

Kadry i płace dla rozwijających się przedsiębiorstw

Zespół jest jednym z najważniejszych elementów wielu firm.

Wraz z rozwojem zatrudnienia rośnie jednak liczba obowiązków administracyjnych.

Nowe umowy.

Zmiany.

Wynagrodzenia.

Nieobecności.

Dokumentacja.

Dlatego przedsiębiorcy zatrudniający pracowników potrzebują odpowiedniego zaplecza również w tym obszarze.

Sprawna obsługa kadrowo-płacowa pomaga uporządkować formalną część zatrudnienia, dzięki czemu przedsiębiorca może skoncentrować się na budowaniu zespołu i rozwijaniu działalności.

Nie tylko na dzisiaj. Również na kolejny etap rozwoju.

Dobre zaplecze powinno odpowiadać obecnej sytuacji przedsiębiorstwa.

Ale powinno również mieć możliwość dostosowania się do przyszłych zmian.

Dzisiaj firma może działać samodzielnie.

Za pół roku zatrudnić pierwszego pracownika.

Dzisiaj może mieć kilkunastu klientów.

Za rok kilkudziesięciu.

Dzisiaj może świadczyć jedną usługę.

W przyszłości uruchomić kolejne źródło sprzedaży.

Firma się zmienia. Jej zaplecze powinno być gotowe rozwijać się razem z nią.

Solidność buduje się regularnością

Nie istnieje jeden dokument, jedna procedura ani jedna rozmowa, która tworzy solidne zaplecze przedsiębiorstwa.

Solidność powstaje przez regularne działania.

Terminowe przekazywanie informacji.

Porządek w dokumentach.

Jasną komunikację.

Powtarzalny proces.

Odpowiedzialność.

Reagowanie na zmiany.

To drobne czynności wykonywane każdego miesiąca budują dobrze zorganizowaną firmę.

Solidne zaplecze nie powstaje jednego dnia. Buduje się je poprzez dobrą, regularną współpracę.

Zbudujmy dobrą współpracę

Prowadząc przedsiębiorstwo, nie musisz samodzielnie zajmować się każdym obszarem działalności.

Twoim zadaniem jest przede wszystkim rozwijanie firmy.

Pozyskiwanie klientów.

Budowanie oferty.

Podejmowanie decyzji.

Tworzenie zespołu.

Realizacja planów.

Księgowość, podatki oraz kadry i płace powinny tworzyć zaplecze, które pomaga zachować porządek w tych obszarach działalności, które każdego miesiąca wymagają regularnej obsługi.

Dlatego chcemy budować współpracę opartą na prostych zasadach:

jasnej komunikacji,

regularnym przepływie informacji,

indywidualnym podejściu,

zrozumieniu sposobu działania przedsiębiorstwa,

oraz rozwiązaniach dopasowanych do aktualnych potrzeb firmy.

Dobra współpraca nie powinna komplikować prowadzenia działalności. Powinna pomagać ją porządkować.

Solidne zaplecze. Więcej przestrzeni na Twój biznes.

Każda firma potrzebuje klientów.

Potrzebuje sprzedaży.

Potrzebuje dobrej oferty.

Potrzebuje ludzi.

Potrzebuje planu rozwoju.

Ale za tym wszystkim powinno znajdować się również zaplecze.

Takie, które działa regularnie.

Takie, które pozwala zachować porządek.

Takie, które można dostosować do zmieniającego się przedsiębiorstwa.

Księgowość.

Podatki.

Kadry i płace.

Trzy obszary, które każdego miesiąca są częścią funkcjonowania wielu firm.

Im lepiej zorganizowane jest zaplecze przedsiębiorstwa, tym więcej przestrzeni pozostaje na jego właściwy rozwój.

Solidne zaplecze dla Twojej firmy

Prowadzenie przedsiębiorstwa zawsze będzie wymagało podejmowania decyzji.

Zawsze pojawią się nowe sytuacje.

Nowi klienci.

Nowe inwestycje.

Nowe dokumenty.

Nowi pracownicy.

Nowe wyzwania.

Nie można przewidzieć wszystkiego.

Można jednak stworzyć solidną podstawę, która pomaga zachować porządek niezależnie od tego, jak dynamicznie rozwija się działalność.

Księgowość.

Podatki.

Kadry i płace.

To właśnie te obszary tworzą ważną część zaplecza przedsiębiorstwa.

W MM Giersik stawiamy na współpracę dopasowaną do rzeczywistych potrzeb firmy, jasną komunikację oraz sprawną organizację obsługi.

Jeżeli prowadzisz działalność w Gdańsku lub szukasz biura rachunkowego, które może przejąć obsługę księgową, podatkową oraz kadrowo-płacową Twojej firmy, zapraszamy do kontaktu.

Porozmawiajmy o Twoim przedsiębiorstwie.

O jego aktualnej sytuacji.

O liczbie dokumentów.

O zatrudnieniu.

O sposobie działania.

O planach na kolejne miesiące.

I o tym, jak możemy zbudować współpracę odpowiadającą rzeczywistym potrzebom Twojej firmy.

Zbudujmy dobrą współpracę i solidne zaplecze dla Twojego biznesu.

MM Giersik Sp. z o.o.
Biuro rachunkowe
ul. Struga 16/113
80-116 Gdańsk

Solidne zaplecze dla Twojej firmy.