Porządek w dokumentach. Więcej spokoju w firmie – Biuro rachunkowe Gdańsk

Porządek w dokumentach. Więcej spokoju w firmie.

Prowadzenie własnej firmy oznacza codzienne podejmowanie wielu decyzji. Trzeba obsługiwać klientów, realizować zamówienia, kontrolować płatności, rozwijać ofertę, prowadzić marketing i jednocześnie pamiętać o obowiązkach związanych z prowadzeniem działalności.

W tle wszystkich tych działań znajdują się dokumenty.

Faktury sprzedażowe, faktury kosztowe, umowy, dokumenty leasingowe, potwierdzenia płatności, informacje dotyczące pracowników, zakupy firmowe czy dokumenty przekazywane przez kontrahentów.

Jeżeli nie ma jasno ustalonego sposobu ich przechowywania i przekazywania, bardzo szybko może pojawić się chaos.

Właśnie dlatego hasło:

„Porządek w dokumentach. Więcej spokoju w firmie.”

dobrze pokazuje, jak duże znaczenie ma odpowiednia organizacja księgowości w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Dobrze uporządkowane dokumenty to nie tylko wygoda.

To również mniej sytuacji wymagających działania w ostatniej chwili, łatwiejsza komunikacja z biurem rachunkowym oraz więcej czasu, który przedsiębiorca może przeznaczyć na rozwój swojego biznesu.

Dokumenty są częścią codziennego prowadzenia firmy

Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa każdego miesiąca powstają dokumenty, które trzeba odpowiednio przechować i przekazać do księgowości.

W niewielkiej działalności może być ich kilkanaście.

W rozwijającej się firmie liczba dokumentów może szybko wzrosnąć do kilkudziesięciu lub kilkuset miesięcznie.

Część faktur trafia na firmową skrzynkę e-mail.

Inne trzeba pobrać z panelu klienta, banku, operatora telefonicznego, firmy leasingowej czy systemu sprzedażowego.

Niektóre dokumenty przedsiębiorca nadal otrzymuje w wersji papierowej.

Bez odpowiedniego systemu nawet niewielka liczba dokumentów może zacząć powodować niepotrzebny chaos.

Dlatego warto zadbać o prosty i powtarzalny sposób ich gromadzenia.

Porządek zaczyna się od regularności

Jednym z najprostszych sposobów na usprawnienie współpracy z biurem rachunkowym jest regularne przekazywanie dokumentów.

Odkładanie wszystkiego na ostatni dzień miesiąca może oznaczać konieczność szybkiego kompletowania faktur, przeszukiwania skrzynki e-mail i przypominania sobie, gdzie znajduje się konkretny dokument.

Jeżeli dokumentacja trafia do księgowości regularnie, ewentualne braki można zauważyć znacznie wcześniej.

Pozostaje również więcej czasu na wyjaśnienie sytuacji, które wymagają dodatkowych informacji.

Regularność zmniejsza liczbę rzeczy, o których trzeba pamiętać w ostatniej chwili.

Nie musi to oznaczać skomplikowanego systemu.

Najważniejsze jest wypracowanie prostego sposobu działania, który można powtarzać każdego miesiąca.

Mniej formalności po stronie przedsiębiorcy

Właściciel firmy powinien przede wszystkim rozwijać swoją działalność.

Pozyskiwać klientów.

Realizować usługi.

Budować zespół.

Tworzyć nowe produkty.

Planować inwestycje.

Formalności są nieodłączną częścią prowadzenia przedsiębiorstwa, ale nie powinny każdego dnia pochłaniać większości uwagi właściciela.

Dobrze zorganizowana współpraca z biurem rachunkowym pozwala jasno określić, jakie dokumenty należy przekazywać, kiedy powinny trafić do księgowości oraz w jakiej formie mogą zostać dostarczone.

Im prostszy jest proces obsługi dokumentów, tym mniej czasu przedsiębiorca musi przeznaczać na kwestie administracyjne.

Dokładność w każdym rozliczeniu

Porządek w dokumentacji ma bezpośredni wpływ na sprawność całego procesu księgowego.

Każda faktura, umowa czy informacja dotycząca działalności jest elementem większego obrazu sytuacji przedsiębiorstwa.

Dlatego ważne jest, aby dokumenty były kompletne, czytelne i przekazywane w odpowiednim czasie.

Brak jednej faktury lub informacji może oznaczać konieczność dodatkowego kontaktu i uzupełnienia dokumentacji.

Przy większej liczbie dokumentów takich sytuacji może pojawiać się coraz więcej.

Dobra organizacja pozwala ograniczać liczbę braków i usprawnia przygotowanie rozliczeń.

Dokumenty w jednym miejscu

Jednym z najczęstszych problemów jest przechowywanie dokumentów w wielu różnych miejscach.

Jedna faktura znajduje się na prywatnej skrzynce e-mail.

Druga została pobrana na komputer.

Kolejna znajduje się w telefonie.

Następna pozostała w panelu klienta.

Do tego dochodzą dokumenty papierowe znajdujące się w samochodzie, biurze lub teczce.

Taki system może działać przez pewien czas.

Problem pojawia się wtedy, gdy liczba dokumentów zaczyna rosnąć.

Dlatego warto stworzyć jedno miejsce, do którego regularnie trafiają dokumenty związane z działalnością.

Może to być odpowiednio uporządkowany folder elektroniczny, system do obiegu dokumentów lub rozwiązanie ustalone wspólnie z biurem rachunkowym.

Najlepszy system to taki, który jest prosty i można stosować go konsekwentnie każdego miesiąca.

Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia codzienną pracę

Coraz więcej dokumentów firmowych funkcjonuje obecnie wyłącznie w wersji elektronicznej.

Daje to przedsiębiorcy możliwość przekazywania ich niezależnie od miejsca, w którym aktualnie pracuje.

Fakturę można przesłać z biura, domu czy podczas wyjazdu służbowego.

Elektroniczny obieg dokumentów ogranicza również konieczność przechowywania dużej liczby papierowych materiałów.

Nie oznacza to jednak, że sam system automatycznie rozwiązuje wszystkie problemy.

Nawet najlepsze narzędzie wymaga regularności i odpowiednich nawyków.

Jeżeli dokumenty są odkładane przez cały miesiąc, również elektroniczny folder może szybko stać się nieuporządkowany.

Mniej szukania. Więcej działania.

Czas przedsiębiorcy ma realną wartość.

Godzina spędzona na szukaniu faktury sprzed kilku tygodni to godzina, której nie można przeznaczyć na rozmowę z klientem, sprzedaż, realizację usługi czy rozwój firmy.

Przy pojedynczym dokumencie może wydawać się to niewielkim problemem.

Jeżeli podobna sytuacja powtarza się kilka razy w miesiącu, zaczyna pochłaniać coraz więcej czasu.

Porządek w dokumentach pomaga ograniczyć niepotrzebne szukanie i pozwala szybciej przejść do rzeczywiście ważnych zadań.

Dobra organizacja jest szczególnie ważna w małych firmach, w których jedna osoba często odpowiada jednocześnie za sprzedaż, marketing, realizację usług, kontakt z klientami i kwestie administracyjne.

Więcej czasu na rozwój firmy

Celem uporządkowania księgowości nie jest samo posiadanie estetycznie nazwanych folderów.

Najważniejszym efektem jest odzyskanie czasu i ograniczenie liczby rzeczy, o których przedsiębiorca musi stale pamiętać.

Kiedy proces przekazywania dokumentów jest jasno określony, można po prostu wykonywać kolejne kroki według ustalonego schematu.

Dokument pojawia się w firmie.

Trafia do odpowiedniego miejsca.

Następnie zostaje przekazany do księgowości.

Nie trzeba za każdym razem zastanawiać się, gdzie go zapisać lub kiedy należy go wysłać.

Powtarzalny proces pozwala skupić uwagę na prowadzeniu firmy zamiast na ciągłym pilnowaniu formalności.

Mniej działania na ostatnią chwilę

W wielu przedsiębiorstwach stres związany z księgowością nie wynika z samych dokumentów.

Problemem jest moment, w którym zaczyna się ich szukanie.

Jeżeli kilka dni przed terminem okazuje się, że brakuje faktury, umowy lub informacji dotyczącej konkretnej transakcji, pozostaje niewiele czasu na reakcję.

Trzeba szukać wiadomości, kontaktować się z kontrahentem albo sprawdzać kolejne systemy.

Regularna organizacja dokumentacji pozwala ograniczyć takie sytuacje.

Porządek daje więcej czasu na spokojne wyjaśnienie ewentualnych braków.

Nie każdą sytuację można przewidzieć.

Można jednak ograniczyć problemy wynikające wyłącznie z odkładania dokumentów na później.

Dobra komunikacja z biurem rachunkowym

Porządek w dokumentach to również sprawniejsza komunikacja.

Biuro rachunkowe może prawidłowo wykonywać swoją pracę wtedy, gdy otrzymuje potrzebne informacje dotyczące działalności przedsiębiorstwa.

Niektóre zdarzenia wymagają czegoś więcej niż przesłania samej faktury.

Może chodzić o podpisanie nowej umowy, zatrudnienie pracownika, zakup samochodu, leasing, rozpoczęcie sprzedaży internetowej czy współpracę z zagranicznym kontrahentem.

W takich sytuacjach warto przekazać informacje odpowiednio wcześniej.

Sprawna komunikacja pozwala reagować wcześniej, zamiast wyjaśniać sytuację dopiero wtedy, gdy zbliża się termin rozliczenia.

Porządek daje większą przewidywalność

Prowadzenie przedsiębiorstwa zawsze wiąże się z pewnym poziomem nieprzewidywalności.

Może pojawić się nowy klient.

Niespodziewany wydatek.

Większe zamówienie.

Awaria sprzętu.

Nowa inwestycja.

Nie wszystkie sytuacje można zaplanować.

Można jednak uporządkować te obszary, które regularnie powtarzają się każdego miesiąca.

Obsługa dokumentów jest właśnie jednym z nich.

Im więcej powtarzalnych procesów działa według jasnych zasad, tym łatwiej przedsiębiorcy zarządzać pozostałymi obszarami firmy.

Porządek jest szczególnie ważny podczas rozwoju firmy

Na początku działalności liczba dokumentów często jest niewielka.

Właściciel zna każdą fakturę i pamięta większość wydatków.

Sytuacja zmienia się wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa.

Pojawiają się kolejni klienci.

Więcej kosztów.

Nowe usługi.

Pracownicy.

Leasingi.

Abonamenty.

Reklamy.

Zakupy.

Kolejne kanały sprzedaży.

System, który sprawdzał się przy kilku dokumentach miesięcznie, może przestać działać przy kilkudziesięciu.

Dlatego sposób organizacji dokumentacji powinien rozwijać się razem z przedsiębiorstwem.

Wprowadzenie prostych zasad odpowiednio wcześnie może znacznie ułatwić dalszy rozwój firmy.

Porządek w dokumentach w jednoosobowej działalności

W jednoosobowej działalności gospodarczej większość obowiązków spoczywa na jednej osobie.

Właściciel pozyskuje klientów, wystawia faktury, odpowiada na wiadomości, realizuje usługi i jednocześnie zajmuje się organizacją firmy.

W takiej sytuacji formalności bardzo łatwo przesunąć na później.

Najpierw trzeba przecież zrealizować zamówienie klienta.

Później odpowiedzieć na ważnego e-maila.

Następnie przygotować ofertę.

Dokumenty czekają.

Dlatego właśnie w małej działalności prostota jest szczególnie ważna.

Im łatwiejszy jest sposób przekazywania dokumentów, tym większa szansa, że będzie regularnie stosowany nawet podczas najbardziej intensywnego okresu pracy.

Porządek w dokumentach w rozwijającej się spółce

W większej organizacji dochodzi dodatkowe wyzwanie.

Dokumenty mogą powstawać w różnych działach i być obsługiwane przez kilka osób.

Jedna osoba dokonuje zakupów.

Druga podpisuje umowy.

Ktoś inny odpowiada za sprzedaż.

Jeszcze inna osoba przekazuje dokumenty do księgowości.

Bez ustalonych zasad łatwo o sytuację, w której każdy zakłada, że konkretny dokument został już przekazany przez kogoś innego.

Dlatego wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa rośnie znaczenie odpowiedniego obiegu informacji.

Jasny podział odpowiedzialności pomaga utrzymać porządek nawet wtedy, gdy liczba dokumentów i osób zaangażowanych w prowadzenie firmy zaczyna rosnąć.

Trzy korzyści dobrze uporządkowanej księgowości

Hasło „Porządek w dokumentach. Więcej spokoju w firmie.” można sprowadzić do trzech najważniejszych korzyści.

Pierwszą jest:

Dokładność w każdym rozliczeniu.

Kompletna i regularnie przekazywana dokumentacja pozwala sprawniej prowadzić proces księgowy.

Drugą jest:

Mniej formalności po stronie przedsiębiorcy.

Jasny sposób współpracy ogranicza liczbę rzeczy, o których właściciel firmy musi pamiętać każdego dnia.

Trzecią korzyścią jest:

Więcej czasu na rozwój firmy.

Ograniczenie chaosu związanego z dokumentami pozwala przedsiębiorcy przeznaczyć więcej energii na klientów, sprzedaż i rozwijanie swojej działalności.

Porządek w dokumentach z MM Giersik

W MM Giersik stawiamy na odpowiednią organizację, dokładność oraz jasne zasady współpracy.

Zależy nam na tym, aby przedsiębiorca wiedział, w jaki sposób przekazywać potrzebne dokumenty oraz czego może oczekiwać w ramach ustalonego zakresu obsługi księgowej.

Każda działalność funkcjonuje nieco inaczej.

Inny sposób pracy będzie odpowiedni dla jednoosobowej działalności usługowej, a inny dla rozwijającej się spółki generującej dużą liczbę dokumentów każdego miesiąca.

Dlatego organizacja księgowości powinna odpowiadać rzeczywistemu sposobowi funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Naszym celem jest tworzenie współpracy, w której kwestie związane z dokumentami i księgowością są uporządkowane, przewidywalne i możliwie proste dla przedsiębiorcy.

Porządek w dokumentach. Więcej spokoju w firmie.

Dobra organizacja dokumentacji nie sprawi, że przedsiębiorca przestanie mieć obowiązki.

Może jednak znacząco ograniczyć chaos, szukanie brakujących materiałów i działanie pod presją czasu.

Regularnie przekazywane dokumenty.

Jasne zasady współpracy.

Sprawna komunikacja.

Dokładność.

To właśnie te elementy pomagają stworzyć księgowość, która wspiera codzienne prowadzenie działalności.

Porządek w dokumentach oznacza mniej formalności, większą przewidywalność i więcej czasu na rozwój własnej firmy.

Jeżeli szukasz biura rachunkowego w Gdańsku i zależy Ci na profesjonalnej obsłudze, jasnych zasadach współpracy oraz uporządkowanym procesie księgowym, zapraszamy do kontaktu.

Porozmawiajmy o Twojej firmie i ustalmy zakres obsługi odpowiadający jej rzeczywistym potrzebom.

MM Giersik Sp. z o.o.
Biuro rachunkowe
ul. Struga 16/113
80-116 Gdańsk

Porządek w dokumentach. Więcej spokoju w firmie.