Jak przygotować się do KSeF? Poradnik dla przedsiębiorców.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów umożliwiająca wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. System e-faktur KSeF zastępuje tradycyjne faktury papierowe oraz dotychczasowe e-faktury w formacie PDF, tworząc jednolity elektroniczny obieg dokumentów. Głównym celem wprowadzenia systemu jest uszczelnienie podatku VAT, automatyzacja rozliczeń oraz uproszczenie procesów biznesowych dla podatników.

W ramach KSeF faktury wystawiane są bezpośrednio w systemie, gdzie otrzymują unikalny numer identyfikacyjny. Odbiorca ma natychmiastowy dostęp do dokumentów przez aplikację podatnika KSeF, co eliminuje konieczność przesyłania plików mailem czy tradycyjną pocztą. W przeciwieństwie do zwykłych faktur elektronicznych faktury ustrukturyzowane mają ściśle określoną strukturę XML, którą automatycznie weryfikuje system KSeF.

Kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Wdrożenie w życie obligatoryjnego KSeF zostało podzielone na dwa etapy. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z systemu obejmie przedsiębiorców, których łączna wartość sprzedaży w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku system e-faktur KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych podatników. Brak przygotowania firmy na czas może skutkować karami finansowymi i problemami w codziennej pracy.

Jak uzyskać dostęp do KSeF? – krok po kroku

Aby rozpocząć pracę z Krajowym Systemem e-Faktur, należy najpierw uzyskać do niego dostęp. Proces ten składa się z kilku podstawowych kroków.

W jaki sposób JDG i mikrofirmy mogą korzystać z KSeF?

W przypadku najmniejszych podatników, takich jak jednoosobowe działalności gospodarcze i mikrofirmy, proces wdrożenia KSeF nie musi oznaczać kosztownych inwestycji. Obsługa KSeF jest możliwa bez pełnej integracji, za pomocą bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów. Przed pierwszym użyciem warto przygotować dane kontrahentów i towarów, aby usprawnić wystawianie faktur.

Korzystanie z KSeF to dla małych firm duże ułatwienie i szereg korzyści, m.in. szybszy zwrot podatku VAT (w 40 dni zamiast 60) oraz brak obowiązku przechowywania faktur papierowych. Współpraca z biurem rachunkowym staje się prostsza – wystarczy nadać mu uprawnienia do systemu. Przykładowy scenariusz fakturowania polega na zalogowaniu się do aplikacji, ręcznym wypełnieniu danych i wysłaniu e-faktury, która od razu staje się dostępna dla nabywcy.

Jak przygotować firmę do pracy w KSeF?

Aby skutecznie przygotować firmę na obowiązkowy KSeF, należy zacząć od analizy wewnętrznych procedur. Uporządkuj obecne procesy biznesowe związane z fakturowaniem – od wystawiania, przez wysyłkę, po odbieranie i archiwizację dokumentów. To pozwoli zidentyfikować obszary, które wymagają dostosowania do nowych zasad.

Kolejnym krokiem jest dostosowanie oprogramowania i przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie. Ważna jest również ścisła komunikacja z biurem rachunkowym, aby wspólnie ustalić nowy model współpracy. Przygotuj listę danych wymaganych w strukturze e-faktury, aby mieć pewność, że Twoja firma zbiera wszystkie niezbędne informacje. Dobre przygotowanie pozwoli uniknąć problemów po wejściu obowiązku w życie.

Jak przygotować się do ksef – podsumowanie?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to nieunikniony krok w stronę nowoczesnej i w pełni cyfrowej księgowości. System KSeF zmienia fundamentalne zasady dokumentowania transakcji, dlatego warto przygotować się do niego z wyprzedzeniem. Pozwoli to uniknąć stresu, kar i zakłóceń w płynności działania firmy.

Najlepszym sposobem na gładkie wdrożenie KSeF jest rozmowa z zaufanym partnerem – biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym. Specjaliści pomogą przeanalizować procesy w Twojej firmie, wybrać odpowiednie narzędzia i zaplanować cały proces wdrożenia. Wczesne działanie to klucz do sukcesu w erze cyfrowego fakturowania.

KSeF – najczęstsze pytania przedsiębiorców

Czy można wystawiać faktury offline?

Tak, w wyjątkowych przypadkach, np. podczas awarii systemu po stronie podatnika, możliwe jest wystawienie faktury poza KSeF. Należy ją jednak wprowadzić do systemu następnego dnia roboczego po ustaniu awarii.

Co jeśli wystąpi błąd w systemie?

W przypadku awarii po stronie Krajowego Systemu e-Faktur, Ministerstwo Finansów opublikuje stosowny komunikat. W tym czasie przedsiębiorcy będą mogli stosować alternatywne metody fakturowania zgodnie z wytycznymi.

Jak długo przechowywane są faktury w KSeF?

Faktury ustrukturyzowane wystawione za pośrednictwem KSeF są przechowywane i archiwizowane w centralnym systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Jak wygląda dostęp do archiwum e-faktur?

Podatnik oraz upoważnione przez niego osoby mają stały i bezpieczny dostęp do archiwum wszystkich faktur wystawionych i odebranych w systemie KSeF. Eliminuje to obowiązek lokalnego przechowywania dokumentów.